Segurança

Quais arquivos físicos preciso manter? Quais posso digitalizar?

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O procedimento de guardar arquivos deve ser realizado com bastante cuidado e atenção. Por isso, saiba quais arquivos físicos é preciso manter, e quais podem ser digitalizados!

Arquivos que devem ser mantidos

Para guardar documentos de maneira correta é essencial verificar os arquivos que podem ser digitalizados e o que devem ser mantidos, mesmo se forem digitalizados. Geralmente é necessário guardar os documentos que comprovam pagamentos, situações de trabalho, provas de algum evento, informações referentes a previdência social, entre outros.

Alguns documentos têm um média de guarda de 5 anos. Porém, outros mais importantes devem ser guardados por até 30 anos, é o caso dos depósitos do FGTS, por exemplo.

Guardar arquivos digitalizados

Os arquivos digitalizados são ótimas formas para consultar de maneira rápida e prática informações e documentos importantes, além de oferecer maior segurança e acesso de qualquer lugar. Ou seja, qualquer documento pode ser digitalizado, sem que isso signifique a obrigatoriedade de descarte dos documentos físicos, que devem ser mantidos pelo tempo definido para a sua guarda.

Porém, é importante que saber que os únicos documentos digitalizados que podem ter seus arquivos físicos descartados são aqueles que passaram por microfilmagem. Dessa forma, se quiser fazer o descarte de documentos físicos antes do tempo de guarda, é necessário contratar os serviços de empresa que oferece a microfilmagem.

A microfilmagem de documentos é uma digitalização profissional, melhorando a performance do administrador de arquivos. Com isso, os documentos têm validade de original, além de poderem ser guardados por muito mais tempo, pois costumam durar muitos anos após a realização da microfilmagem.

Recomenda-se esse procedimento para arquivos importantes e pode ser realizado por pessoas e também por empresas que desejam manter sempre armazenados de forma segura seus documentos mais importantes.

Gostou de saber como funciona a guarda de documentos? Então, para mais conteúdos sobre o assunto, acompanhe nosso blog!

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