Empreendedorismo

Como Arquivar Documentos Administrativos?

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Toda e qualquer empresa, independente do porte, possui uma grande quantidade de documentos para guardar, a fim de evitar multas pela fiscalização do governo e manter tudo regularizado corretamente.

O fato é que o problema não se dá no momento de armazenar esses documentos, mas sim na hora de encontrá-los quando necessário.

Se você quer mais praticidade, agilidade e eficiência na organização de arquivos do seu negócio, descubra a seguir como guardar documentos administrativos!

Digitalização

Dentre as diversas técnicas de arquivamento, a melhor opção atualmente é realizar a digitalização dos documentos da sua empresa, que converte os documentos físicos para o formato digital, podendo ser armazenados em pen-drives, DVDs, HDs, entre outros.

Isso porque ao ter os seus arquivos digitalizados é possível evitar perdas e minimizar gastos com impressões desnecessárias.

Outra vantagem é que você pode ter acesso aos seus documentos de onde estiver, conferindo praticidade e agilidade para você ou para a sua equipe encontrar as informações com facilidade.

Microfilmagem

Outro recurso que vem sendo bastante utilizado pelas empresas na hora de arquivar os documentos administrativos é a microfilmagem. A microfilmagem consiste em captar as imagens dos documentos através de fotografias.

Aqui, a grande diferença entre a digitalização e a microfilmagem é que os microfilmes possuem o mesmo valor do documento original perante a legislação brasileira.

Assim, por mais que você tenha digitalizado um documento, não é possível descartá-lo durante um certo tempo.

Já no caso da microfilmagem, este é um processo que permite que você reduza consideravelmente o espaço físico que antes era utilizado para arquivar os papeis e garanta respaldo legal quando preciso.

Invista em soluções mais práticas e eficientes para o seu negócio e valorize a organização de documentos administrativos para otimizar o dia a dia, o espaço e a produtividade da sua equipe!

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